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首先要闯过“文字关”

陈伟雄 外交官说事儿 2022-07-19



 

作者简介    


陈伟雄 1982年进入外交部工作,先后在外交部非洲司、国际司、我国驻塞拉利昂使馆和我国常驻联合国代表团工作,在常驻联合国代表团的五年工作期间,任我国驻联合国安理会大使顾问,安理会反恐怖主义委员会执行局副执行主任。


我在外交战线上一步一个脚印地走过来,深切体会到了综合素质对于外交人员的重要性。可谓万丈高楼平地起,打好基础是前提。外交工作包罗万象,首先必须闯过的就是“文字关”。办公室每天都有成堆的文字稿在对内对外“批发”,如何做到“产销两旺”,就需要自己长点心眼,在实践中“偷师学艺”。我结合自己的经历,总结出如下一些注意事项:

注意避免错别字

外交用语非同一般。在我们的外交队伍中,各级“官兵”来自五湖四海,文化背景、性格习惯、工作经历千差万别,但是在做外交文章时,却千万不能有错字、别字或漏字等。当然,人脑不是电脑,一有大意,就容易“犯事儿”。

如在一份关于阿富汗局势的综述文件中,我就发现了一些错字,如:收尾阶段误写为“扫”尾阶段、救援物资误写为“求”援物资、贩毒误写为“贬”毒、预致谢意误写为“予”致谢意。在另一份国别名单中,喀麦隆的国名误写为“咯”麦隆、签署公约误写为签“暑”公约。




反过来说,电脑不是人脑,在程序编排上也有不尽人意的地方,需要人们动脑筋去弥补。在电脑中用五笔输入法录入文字时,可能会出现这样的问题 :光图输入快而忽略词组选择,原来想打“安理会”,却出来了“宣传”;原来想强调“敏感”问题,出来的却是“第三”问题 ;某某“总统”一下子降格成了某某“总编”。“众所周知”少按了一键,就变成了“从”所周知,“农产品”多按了一键,就变成了农产“口”。×键与×键没有分清,“处长”被“提拔”为“外长”,“外长”被“降职”为“处长”。

使用拼音输入法也可能会“爆出”一些令人发笑的词组。如,某某国家担任欧盟“三驾马车”轮值主席,变成了“但”任欧盟“三‘架’马车”轮值主席;英国附和美国则变成了英国附“合”美国等等。这些“低级错误”有时候让人防不胜防,一定要细之又细,努力加以避免。

注意标点符号的用法

标点符号是外交文件中不可缺少的组成部分,也是人们最容易忽略的细节。我曾为新科员们出过几道选择题,要求他们选择其中一个正确的写法:



例一

    A.“911”事件

    B.“9、11”事件

    C.“9、11事件”

    D.“9·11”事件

    E.“9·11事件”


例二

A.建立公正合理的国际政治经济新秩序

B.建立公正、合理的国际政治、经济新秩序

C.建立公正、合理的国际政治经济新秩序

例三

A.一个中国的原则

B.“一个中国”的原则

C.“一个中国的原则”

例四

在起草公文时,应该采取哪一组序数排列:

A. 一、l、(一)、(1)

B. 1、(1)、一、(一)

C. 一、(一)、1、(1)

D. (1)、(一)、一、l

结果,大家通过这种练习,加深了对标点符号的再认识(以上四例的正确答案分别是D、A、B、C)。

注意外交专用术语

当今世界风云变幻。外交专用术语亦如雨后春笋,层出不穷。对于这些新词汇,采用的办法应当是准确理解加死记硬背。如联合国成员国、联合国会员国、联合国成员,哪个说法正确?最好的确认办法是查一查《联合国宪章》(正确说法是联合国会员国)。

美国总统布什所谓“邪恶轴心”的国家顺序是伊朗、伊拉克和朝鲜,还是伊拉克、伊朗和朝鲜,还是朝鲜、伊朗和伊拉克?最好的核对办法是找到当时的外交文件或权威报道(本文发表于2011年)。




又例如,在中国的伙伴国家中,要分清楚谁是“战略协作伙伴”、谁是“建设性合作关系”,“全面伙伴”、“全面合作伙伴”、“长期的全面合作伙伴”、“睦邻互信伙伴”分别指的又是谁?这是绝对不能混淆的。

有一次,我深夜加班起草一份重要的文件。一阵困意袭来,我竟将“中美共同致力于面向21世纪的建设性战略伙伴关系”的提法简而写之。次日,果然受到上级的批评,文件亦重新印发。这让我内疚了很长一段时间。

注意中外文的译法

我们身边的这支外交队伍,或多或少都有外语底子,优点是能够直接用外语“听说写唱”,不足之处是张嘴下笔有时会出现中外文“夹生”的情况。翻译对方的外交公函时,如果将抬头一句直译为“亲爱的部长先生”,往往会让“尊敬的部长先生”看后感到有点肉麻。

如果阅读联合国秘书长提交给安理会的英文报告,理解“联合国在东帝汶的存在将大幅度缩减”这句话并不困难。如果要译成地道的中文,就需要调整表达方式,即:“联合国驻东帝汶过渡行政当局将大幅度减员”。




我在审校外交函件时,发现了一个有趣的现象,即汉语的称呼不太注重区分性别。如我方一些代表团报名参加国际会议时,往往忽略为代表团人员加上“先生”或“女士”等称呼,因此,会议秘书处的“老外”收到中方提供的姓名拼音后,均搞不清楚“王军”或“贾岚”等中国代表到底是女还是男?

注意前后说法一致

审校外交文件是一件苦差事,尤其需要瞻前顾后,避免“前门拒虎,后门进狼”。有时候在同一篇文章论及同一事物时,会出现前后几种不同的提法。同一件事情在相隔几天后出现不同的提法的事情也偶有发生。




有一次,我负责接待来访的“国际移民组织大众信息专员”。事隔两天,我却发现谈判桌上他的职位牌变成了“国际移民组织宣传教育处处长”。原来,两位负责具体安排工作的同志互不通气,仅根据各自的理解译出了对方的职务。

还有一次,我在阅读一份会议总结时,居然在同一页发现了两个不同的提法,一个是“伊朗代表77集团和中国”,另一个是“伊朗代表77国集团+中国”。看来,从事外交工作的人员,不管是对事业,还是对文字,都必须提倡“从一而终”。

注意突出关切重点

写会议总结或外事活动简报,必须牢记一项要领,即不能“眉毛胡子一把抓”,避免“捡了芝麻,丢了西瓜”。一位年轻的同事曾向我诉苦,说他参加一场外交活动后,中外双方谈话记录写了十几页,但在整理活动简报时,摆在面前的却好像是一团乱麻,不知从何入手。在这方面,一些老生常谈的经验值得借鉴。

首先,需要交代清楚,也就是英语中的几个“W”,即:“When”(何时)、“Where”(何地)、“Who”(谁参加)、“What”(说了什么事)、 “Why”(为何这么说)。

其次,需要言简意赅,将双方的长篇大论浓缩成最短的篇幅。

再者,需要分清主次。重要的内容应该摆在前,次要的内容只能放在尾。头要重,脚不能轻,题目段落要理清。

还有,需要迅速及时。简报应该做到活儿不过夜,要有与生命赛跑的精神。早点完成,既能保证简报时效性,也为修改预留时间。




我自己作为一匹“老马”,亦曾在这方面“失过蹄”、挨过批。其中有一件事情让我印象颇深。

北京时间2002年9月12日凌晨4时20分,联合国第57届大会总务委员会以主席裁决方式,决定不将冈比亚等国提出的所谓台湾“参与”联合国提案列入该届联大议程。

那天,我在办公室彻夜不眠,密切跟踪会议情况,眼睛都熬红了。那次会上,共有63个友好国家发言支持我国。当时,我迅速完稿的情况汇报只简单地罗列了这些国家,它们依次为:阿根廷、苏丹、圭亚那、斯里兰卡、印尼、朝鲜、布隆迪、圣卢西亚、智利、科威特、缅甸、阿富汗……

我第二天上午见到上级领导时,本以为会得到一点夸奖,结果却遭到严厉批评。原来,这一堆国名没有突出重点,让人犹如进入了国名迷宫。上乘之作应该首先将联合国安理会的常任理事国罗列出来,让阅读报告的人能够一目了然。

注意提高“谈参”质量

外交人员有一项重要的案头工作,即给上级领导准备涉外谈话参考要点,简称“谈参”。这项任务既需要“讲形式”,也需要“讲内容”。

要做到精练准确。谈话参考要点务必要做到语言准确精练,少讲空话、套话。上级领导公务繁重、时间宝贵,他们是没有时间看长篇大论的。因此,准备材料时,哪些是当前大家最关心的事情,哪些是敏感内容,哪些是对方可能提及的问题,哪些是我方必须重点阐述的主张,要做到一目了然,不要拖泥带水。

要做到针对性强。谈话参考要点不能一稿通用,千人一面。同样的问题,要根据不同级别的领导、不同的谈话对象、不同的外交场合、不同的口吻,做必要的调整,不能从电脑储存中随便调出一份草草修改便交差了事。




要做到周密策划。搞外事接待常常会有好几位上级领导分别出面接见或主持会谈。谁说什么,说到什么分寸,甚至谁先说些什么,都大有讲究。准备这些谈话参考要点时,一定要统筹策划,各有侧重,讲究不同层次,不要让人觉得咱们每一位领导所谈的内容都似曾相识、一个模样。

要具有创新意识。下笔不能墨守成规、安于现状,思维要与时俱进,开拓创新。最好是内容和形式都有创新,实在是没有新的内容,可以将说过的老话重新包装。即便没有新意,也要有新词;即便没有新情况,也要有新表述;即便没有新内容,也要有新框架。

说一千,道一万,要过好“文字关”,就必须加强学习、厚积薄发。世上本没有路,更没有捷径。走的人多了,也就有了路,但仍然没有捷径。要想走对路,只能靠多琢磨、多思考,多磨炼、多积累。




-End-

文字 | 《秘书工作》2011年第10期 

作者 | 陈伟雄

图片 | 源自网络

编辑 | 外交官说事儿 小哈


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